Contexte :
Le processus de traitement des dossiers défavorables a évolué, et nous vous avions informés de ce changement (fin du vote dans AIDEN pour les dossiers défavorables).
Un redressement des dossiers votés défavorablement en avril et en juin avait été réalisé par MDGIS afin que l’ensemble des dossiers soient tous sur le nouveau processus.
Depuis la mise à jour de ce processus, plusieurs vérifications ont été menées.
Nous constatons toutefois que certaines erreurs persistent, entraînant des blocages dans la génération des courriers, dans la préparation des sessions ou dans l’exploitation des données via les tableaux de bord.
Procédure à suivre :
Afin de sécuriser le traitement des dossiers défavorables, vous trouverez ci‑dessous un rappel synthétique et structuré des points essentiels de la procédure de l’instruction des dossiers défavorables (irrecevables ou rejetés).
- Je renseigne l’avis du service instructeur « Défavorable ».
- Je renseigne obligatoirement le motif d’irrecevabilité ou de rejet sans quoi la lettre ne pourra pas être générée.
- Je reporte sur la rubrique « Date de l’avis » la date de la session et j’ajoute dans « Note » l’information liée à la tenue de la PRE CET « Pré-CET DU ‘ date’ » (préciser la date)
- Surtout je n’ajoute aucune instance délibérante
- Je ne clique pas sur « Terminer l’instruction »
- Le dossier restera au statut « En cours d’instruction »
Après la session, je notifie le courrier d’irrecevabilité ou de rejet dès validation du Cabinet, puis je clôture le dossier, avec le motif « Demande irrecevable » sans notification mail. Le dossier passe alors au statut « Clôturée.
Pour mémoire, lors de son arbitrage, le Cabinet indique dans le tableau des « dossiers défavorables » si un courrier peut être notifié directement à l’usager ou s’il souhaite le viser.
« Oui » : le courrier peut être notifié directement à l’usager via AIDEN,
« Non » : le courrier doit être transmis au Cabinet pour visa ou mis en attente.
Le service instructeur :
− NE DOIT PLUS utiliser le champ "Date de l'avis" pour mettre la date de la fin de son instruction. C’est la date de la session qui doit être indiquée
− NE DOIT PLUS renseigner d'instance délibérante prévisionnelle (en rouge dans la capture ci-dessus). Le champ « Choisir une instance délibérante » reste vide
− NE DOIT PLUS cliquer "Terminer l'instruction" (en rouge dans la capture ci-dessus). Le statut doit rester « En cours d’instruction »
Nous vous invitons à :
Appliquer strictement ces consignes afin d’éviter les blocages observés récemment et d’assurer la fluidité de la préparation des sessions.
Vérifier et éventuellement corriger les dossiers instruits défavorablement en 2025.