1/le process transmis la Région concernant le traitement de dossiers de Bourses Sanitaires et Sociales,
2/des supports vidéo et PPT qui expliquent comment fonctionnent les contributions pour les entrées en formations.
Cette fiche est purement informative.
1/ Process concernant le traitement des dossiers BRSS
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EU Étudiant – Dépôt de la demande par l'étudiant
- Sur les critères d'éligibilité - Un code d'accès est demandé à l'usager : Ce code d'accès est en fait un code associé à une campagne qui est propre à chaque établissement de formation agréé par la Région (121 tiers établissements de formation existants en production) - Les établissements ont donc chacun un code et portent la responsabilité de fournir ce code à leurs étudiants pour leur permettre de déposer leur demande sur Aiden
- Ce code saisi lors des critères d'éligibilité permet également de remplir automatiquement l'établissement de rattachement associé à la demande (Un code = un établissement)
- Lors du dépôt, l'étudiant va compléter des informations standard liées à sa formation dans la rubrique d'informations standards "Formation suivie", puis compléter des informations complémentaires et joindre des pièces.
- Sur les critères d'éligibilité - Un code d'accès est demandé à l'usager : Ce code d'accès est en fait un code associé à une campagne qui est propre à chaque établissement de formation agréé par la Région (121 tiers établissements de formation existants en production) - Les établissements ont donc chacun un code et portent la responsabilité de fournir ce code à leurs étudiants pour leur permettre de déposer leur demande sur Aiden
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EA - Réception de la demande côté Agent
- Les agents peuvent dès réception de la demande réaliser la recevabilité et procéder à l'instruction MAIS le bouton "Terminer l'instruction" n'est pas disponible tant que la contribution pour entrée en formation n'a pas été validée par l'établissement de formation (Voir ci-dessous)
- Les agents peuvent dès réception de la demande réaliser la recevabilité et procéder à l'instruction MAIS le bouton "Terminer l'instruction" n'est pas disponible tant que la contribution pour entrée en formation n'a pas été validée par l'établissement de formation (Voir ci-dessous)
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EU Établissement – Réception de la contribution pour entrée en formation côté usager Établissement de formation
- Lorsque la demande est transmise par l'usager, celle-ci ne part pas que côté agent mais est aussi transmise sous la forme d'une contribution pour entrée en formation côté établissement
- La fonctionnalité de contribution pour entrée en formation est en cours de développement et ne sera ouverte qu'à partir de mi-mai en réalité sur le portail de la Région Sud pour les établissements de formation
- La contribution pour entrée en formation permet à l'établissement d'accéder aux demandes de ses étudiants via un nouveau menu sur l'EU ("Mes apprenants") - Depuis ces demandes, l'établissement aura 2 missions à réaliser :
- 1 - Vérifier au fil de l'eau les informations saisies par les usagers sur la rubrique "Formation suivie" et les corriger si nécessaire (L'établissement ne voit que cette rubrique et pas le reste des infos comp et pièces - Gestion de la confidentialité)
- 2 - Lorsque la date d'entrée en formation saisie par l'étudiant sera passée, l'établissement de formation pourra et devra Valider ou Non l'entrée en formation de l'étudiant
- Lorsque la demande est transmise par l'usager, celle-ci ne part pas que côté agent mais est aussi transmise sous la forme d'une contribution pour entrée en formation côté établissement
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EA - Réception des contributions pour entrée en formation et Fin d'instruction
- C'est à partir de la validation ou non de l'entrée en formation par l'établissement que la Région réceptionnera alors les retours de contributions des établissements avec 2 cas possibles :
- Si l'établissement n'a rien modifié dans les informations saisies et à validé l'entrée en formation => Alors pas d'action à réaliser sur l'EA on peut simplement terminer l'instruction
- Si l'établissement a modifié une information saisie ou s'il a refusé l'entrée en formation => Alors l'agent Région devra valider les modifications réalisées et la non entrée en formation avant de pouvoir terminer l'instruction
- C'est à partir de la validation ou non de l'entrée en formation par l'établissement que la Région réceptionnera alors les retours de contributions des établissements avec 2 cas possibles :
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EA - Décision et paiement
- Une fois l'instruction terminée sur tous ses dossiers (Possible en masse) - La Région validera la décision en masse ce qui aura pour effet de générer un échéancier de paiement sur chaque dossier avec des échéances mensualisées en fonction des dates de début et de fin de formation saisies
Voilà le schéma :
2/ Supports vidéo et PPT : comment fonctionnent les contributions pour les entrées en formations.
Pour bien comprendre comment vont fonctionner les contributions pour entrées en formation, vous avez quelques infos dans une vidéo et un support PPT ici si besoin : 05 - Formations